„Hotelsystem/Levelezés alkalmazása” változatai közötti eltérés

A Hotelsystem wikiből
(→‎Milyen további email sablonokat érdemes beállítani?)
 
(63 közbenső módosítás ugyanattól a szerkesztőtől nincs mutatva)
1. sor: 1. sor:
−
Foglalás ablak alsó gombsora tartalmazza az '''Ajánlat''' és a '''Visszaigazolás''' gombot.  
+
Foglalás ablak alsó gombsora tartalmazza az '''Ajánlat''', a '''Visszaigazolás''' és az '''Előleg''' gombot.
 +
 
 +
[[Fájl:Hs_foglalas_email_gombok.png]]
 +
 
==Ajánlat küldése:==
 
==Ajánlat küldése:==
−
Az '''Ajánlat gomb''' megnyomásakor előugró ablak szerkesztő módban jeleníti meg a Beállítások / Alapbeállítások / Sablonban beállított ajánlat - és annak feltételeit tartalmazó szöveget, így lehetőség van ennek módosítására, továbbá az ablak alsó részén lehet az '''Ajánlat érvényességének végdátumát''' rögzíteni.
+
Az '''Ajánlat gomb''' megnyomásakor a képen látható ablak ugrik elő szerkesztő módban. A Sablonban (Beállítások / Alapbeállítások / Sablon) beállított Ajánlat blokk szövegét lehet itt módosítani, továbbá az ajánlat érvényességét meghatározni az '''Ajánlat érvényesség''' dátum mező beállításával. /Az ajánlatok érvényességét a Beállítások / Alapbeállítások / Foglalások2 fülön rögzítheti./
  
 
[[Fájl:Hs_foglalás_ablak_ajánlat.png]]
 
[[Fájl:Hs_foglalás_ablak_ajánlat.png]]
14. sor: 17. sor:
 
''Ajánlat kiküldve státuszban levő foglalások kezelése:''<br>
 
''Ajánlat kiküldve státuszban levő foglalások kezelése:''<br>
 
Ha a magánszemély/cég elfogadja az ajánlatot, akkor a foglalás visszaigazolásra kerül. Ha a magánszemély/cég nem fogadja el az ajánlatot, akkor a foglalás törlésre kerül.<br>
 
Ha a magánszemély/cég elfogadja az ajánlatot, akkor a foglalás visszaigazolásra kerül. Ha a magánszemély/cég nem fogadja el az ajánlatot, akkor a foglalás törlésre kerül.<br>
−
Ajánlat kiküldve státuszban levő foglalásokat az Opciós foglalások ablak segítségével lehet kezelni.
+
Ajánlat kiküldve státuszban levő foglalásokat az Opciós foglalások ablak segítségével lehet kezelni. Az ablak használati leírását [http://hotelsystem.hu/doc/index.php/Hotelsystem/Partner/Opci%C3%B3s_foglal%C3%A1s Opciós foglalások] linken találja.
  
 
==Visszaigazolás küldése:==
 
==Visszaigazolás küldése:==
−
Különböző csatornán érkező foglalás szobatükörbe való manuális rögzítése, vagy az ajánlat elfogadása után a foglalás visszaigazolása következik. A foglalás ablak alsó gombsorából a '''Visszaigazol gomb''' megnyomásával a rendszer felajánlja, hogy a visszaigazolást nyomtatni, PDF-be menteni, vagy email-ben küldeni szeretné. A '''visszaigazolás PDF mentési útvonalát''' a Beállítások / Alapbeállítások / Mentési útvonalak fül felületén tudja beállítani.<br>
+
Szobatükörbe automatikusan, vagy manuálisan rögzített foglalások visszaigazolását a foglalás ablak alsó gombsorából indítsa. A visszaigazolást többféle módon valósíthatja meg, ezért az ekkor előugró ablak gombjai tartalmazzák a program által kívánt lehetőségeket.
 +
 
 +
[[Fájl:Hs_foglalas_visszaigazolas.png]]
 +
 
 +
A '''visszaigazolás PDF mentési útvonalát''' gombot választva a visszaigazolás automatikusan a Beállítások / Alapbeállítások / Mentési útvonalak fül felületén beállított könyvtárba kerül mentésre.<br>
 +
 
 
'''Email küldés esetén''': <br>
 
'''Email küldés esetén''': <br>
 
Ha a visszaigazolás email mellékletének szövegét '''egyéni megjegyzéssel''' szeretné '''foglalásonként''' kiegészíteni, akkor a Beállítások / Alapbeállítások / Foglalások fülön a Visszaigazoló email esetén megjegyzés jelölő négyzetét pipálja ki. <br>
 
Ha a visszaigazolás email mellékletének szövegét '''egyéni megjegyzéssel''' szeretné '''foglalásonként''' kiegészíteni, akkor a Beállítások / Alapbeállítások / Foglalások fülön a Visszaigazoló email esetén megjegyzés jelölő négyzetét pipálja ki. <br>
−
Ha engedélyezett az egyéni megjegyzés, akkor először annak szövegdoboza ugrik fel a képernyőn, majd a Partner email cím ablakban lehet az email címekre vonatkozó beállításokat ellenőrizni, módosítani, küldeni.
+
Ha engedélyezett az egyéni megjegyzés, akkor először annak szövegdoboza ugrik fel a képernyőn,  
 +
 
 +
[[Fájl:Hs_visszaigazolas_megjegyzes.png]]
 +
 
 +
majd a Partner email cím ablakban lehet az email címekre vonatkozó beállításokat frissíteni.
 +
 
 +
[[Fájl:Hs_partner_emailcim_mod.png]]
  
 
A visszaigazolás küldése után '''a foglalás Visszaigazolt státusz'''ba kerül, melyet a foglalás tégla színe jelez. (A szobatükör alsó gombsorában a Visszaigazolt gomb színével egyezik meg a foglalás tégla színe.)
 
A visszaigazolás küldése után '''a foglalás Visszaigazolt státusz'''ba kerül, melyet a foglalás tégla színe jelez. (A szobatükör alsó gombsorában a Visszaigazolt gomb színével egyezik meg a foglalás tégla színe.)
−
 
  
 
''Visszaigazolás küldése foglalás ablak megnyitása nélkül:''<br>
 
''Visszaigazolás küldése foglalás ablak megnyitása nélkül:''<br>
29. sor: 42. sor:
  
 
[[Fájl:Hs_foglalás_tégla_popup_fog_visszaig.png]]
 
[[Fájl:Hs_foglalás_tégla_popup_fog_visszaig.png]]
 +
 +
==Előleg befizetésének  küldése==
 +
Az előleg rögzítésének azon pontján, amikor már megtörtént az adott magánszemély, vagy cég befizetése, akkor az Előleg ablak ugrik elő.
 +
 +
[[Fájl:Hs_eloleg_ablak.png]]
 +
 +
Ha a lehetőségek közül az email küldését választja, akkor a Partner email cím ablak ugrik elő, ahol az email címekre vonatkozó beállításokat frissítheti.
 +
 +
[[Fájl:Hs_partner_emailcim_mod.png]]
 +
 +
==Milyen további email sablonokat érdemes beállítani?==
 +
1. Előleg emlékeztető<br>
 +
2. Üdvözlő levelek<br>
 +
3. Köszönöm levelek<br>
 +
4. Számla kiegyenlítése<br>
 +
5. Fizetési felszólítás<br>
 +
6. Foglalás törlése<br>
 +
 +
'''Előleg emlékeztető küldése'''<br>
 +
A Szobatükör alsó gombsorában van az '''Előleg emlékeztető''' gomb, mely aktiválásával lekérhetők azok a foglalások, amelyeknél nem történt meg az előleg befizetés. (A rendszer azt vizsgálja, hogy a foglalásokhoz van-e előleg számla, vagy előleg befizetés rögzítve, illetve azt, hogy a befizetés mértéke jó közelítéssel megegyezik-e a bekért foglaló összegével.)
 +
 +
[[Fájl:HS_eloleg_emlekezteto_ablak.png]]
 +
 +
Az előleg mértékét, a határidőt és annak típusát az határozza meg, hogy mi van beállítva az árlista előleg blokkjában. ( Törzsadatok / Szobák, árak és csomagok / Árlista -> saját honlapra irányított árlista kiválasztása -> Alapadatok: Előleg blokk: Előleg befizetés határidő (nap) mező. )
 +
 +
Ha meggyőződött arról, hogy ténylegesen nem érkezett az adott foglalásra foglaló, akkor azt a foglalást az Előleg emlékeztető ablakban kijelöli (kipipálja), majd az OK gombbal elindítja az email küldést. Ekkor előugrik egy email címe(ke)t bekérő ablak.
 +
 +
[[Fájl:HS_eloleg_emlekezteto_email_kuldes.png]]
 +
 +
A cégnek / vendégnek küldött email szövege pedig a Beállítások / Levélsablonok szerkesztése -> ELOLEG_EMLEKEZTETO HU sablon részén beállítottakat tartalmazza. / Ennek a szövegnek a szerkesztésekor érdemes ezeket a hivatkozásokat beépíteni: *|FOGLALAS_ELOLEG|*, *|FOGLALAS_PENZNEM|*. /
 +
 +
'''Üdvözlő levelek küldése:'''<br>
 +
A szobatükör szürke fogaskerekének (jobb felső sarok) további lista eleme a Foglalás üdvözlő email. Erre kattintva előugrik a Üdvözlő levelek ablak.
 +
 +
[[Fájl:Hs_udvozlo_levelek_ablak.png]]
 +
 +
A napok számának beállítása és véglegesítése után egy új üzenő ablak jelzi a küldendő levelek számát a felhasználónak.<br>
 +
A cégnek / vendégnek küldött email szövege pedig a Beállítások / Levélsablonok szerkesztése -> UDVOZLO HU sablon részén beállítottakat tartalmazza.
 +
 +
'''Köszönő levél küldése:'''<br>
 +
A szobatükör szürke fogaskerekének (jobb felső sarok) lista eleme a Foglalás köszönő email. Erre kattintva előugrik a Köszönő levelek ablak.
 +
 +
[[Fájl:Hs_koszono_levelek.png]]
 +
 +
A napok számának beállítása és véglegesítése után egy új üzenő ablak jelzi a küldendő levelek számát a felhasználónak.<br>
 +
A cégnek / vendégnek küldött email szövege pedig a Beállítások / Levélsablonok szerkesztése -> KOSZONO HU sablon részén beállítottakat tartalmazza.
 +
 +
'''Számla kiegyenlítéséről küldött levél:'''<br>
 +
Ha a foglaló - vagy a foglalás teljes összege megérkezik a szálláshely számlájára, akkor az előleg számlának, vagy a számlának sorát kell kijelölni és a kiegyenlítését kell indítani a Számlák listája ablak alsó gombsorából. Amikor a számla kiegyenlítése megtörtént, utána a program rákérdez, hogy a kiegyenlítésről szeretne-e e mailt küldeni a partnernek.<br>
 +
Ha e mailt küld a Vendégnek a kiegyenlítésről, akkor a Partner email cím ablak jelenik meg, ahol az e mail címeket frissítheti.<br>
 +
A cégnek / vendégnek küldött email szövege pedig a Beállítások / Levélsablonok szerkesztése -> SZAMLA_KIEGYENLITES HU sablon részén beállítottakat tartalmazza. / Ennek a szövegnek a szerkesztésekor érdemes ezt a hivatkozást beépíteni: *|SZAMLASZAM|*. /
 +
 +
'''Fizetési felszólítás küldése:'''<br>
 +
A Számlák listája (Pénzügy / Számlák) ablak alsó gombsorából a Felszólítás gomb megnyomásával jelenik meg a Fizetési felszólítás küldése ablak.
 +
 +
[[Fájl:Hs_fizetesi_felszolitas_kuldese_ablak.png]]
 +
 +
Itt állíthatja be, hogy hány napnál régebben lejárt számlákhoz tartozó partnereket mutasson. A megjelenő listából a jelölőnégyzet kipipálásával választhatja ki azt a partnert, akinek az email címére küldje a program a fizetési felszólítást. A levél egy olyan táblázatot tartalmaz, melynek fejlécei: ''Számlaszám, Számla kelte, Fizetési hatásidő, Eredeti összeg, Hátralevő összeg, Pénznem''.<br>
 +
A cégnek / vendégnek küldött email szövege pedig a Beállítások / Levélsablonok szerkesztése -> FIZETESI_FELSZOLITAS HU sablon részén beállítottakat tartalmazza.
 +
 +
'''Foglalás törléséről küldött levél:'''<br>
 +
Szobatükörben a foglalás tégla felületén az egér jobb gombjával kattintva a megjelenő listából kell kiválasztani a Foglalás törlése menüpontot. A rendszer először a művelet végrehajtásának megerősítését kéri, majd egy megjegyzés rögzítését, végül rákérdez, hogy a törlésről szeretne-e e mailt küldeni a partnernek.<br>
 +
Ha e mailt küld a Vendégnek a foglalás törléséről, akkor először megjelenik egy megjegyzés ablak, majd annak szerkesztése, véglegesítése után a Partner email cím ablak, ahol az e mail címeket frissítheti.<br>A cégnek / vendégnek küldött email szövege pedig a Beállítások / Levélsablonok szerkesztése -> FOGLALAS_TORLES HU sablon részén beállítottakat tartalmazza.

A lap jelenlegi, 2022. június 13., 11:57-kori változata

Foglalás ablak alsó gombsora tartalmazza az Ajánlat, a Visszaigazolás és az Előleg gombot.

Hs foglalas email gombok.png

Ajánlat küldése:[szerkesztés]

Az Ajánlat gomb megnyomásakor a képen látható ablak ugrik elő szerkesztő módban. A Sablonban (Beállítások / Alapbeállítások / Sablon) beállított Ajánlat blokk szövegét lehet itt módosítani, továbbá az ajánlat érvényességét meghatározni az Ajánlat érvényesség dátum mező beállításával. /Az ajánlatok érvényességét a Beállítások / Alapbeállítások / Foglalások2 fülön rögzítheti./

Hs foglalás ablak ajánlat.png

Az ajánlatot - szerkesztésének befejezése után - lehet nyomtatni, PDF-be / fájlba menteni vagy email-be küldeni a megfelelő gomb megnyomásával.
Email küldés esetén előugró Partner email cím ablakban módosíthatja beállításait. Az ablak Email mezőjében a foglaló partner email címét hozza a rendszer automatikusan, a Másolat / Titkos másolat mezőben pedig a Levelező sablonban beállítottakat (Beállítások / Levelező sablon szerkesztő - AJÁNLAT HU / Alapadatok fül, Másolat / Titkos másolat mező).

Hs ajánlat ablak partner email cím.png

Ajánlat küldése után a foglalás Ajánlat kiküldve státuszba kerül, melyet a foglalás tégla színe jelez. (A szobatükör alsó gombsorában az Ajánlat kiküldve gomb színével egyezik meg a foglalás tégla színe.)

Ajánlat kiküldve státuszban levő foglalások kezelése:
Ha a magánszemély/cég elfogadja az ajánlatot, akkor a foglalás visszaigazolásra kerül. Ha a magánszemély/cég nem fogadja el az ajánlatot, akkor a foglalás törlésre kerül.
Ajánlat kiküldve státuszban levő foglalásokat az Opciós foglalások ablak segítségével lehet kezelni. Az ablak használati leírását Opciós foglalások linken találja.

Visszaigazolás küldése:[szerkesztés]

Szobatükörbe automatikusan, vagy manuálisan rögzített foglalások visszaigazolását a foglalás ablak alsó gombsorából indítsa. A visszaigazolást többféle módon valósíthatja meg, ezért az ekkor előugró ablak gombjai tartalmazzák a program által kívánt lehetőségeket.

Hs foglalas visszaigazolas.png

A visszaigazolás PDF mentési útvonalát gombot választva a visszaigazolás automatikusan a Beállítások / Alapbeállítások / Mentési útvonalak fül felületén beállított könyvtárba kerül mentésre.

Email küldés esetén:
Ha a visszaigazolás email mellékletének szövegét egyéni megjegyzéssel szeretné foglalásonként kiegészíteni, akkor a Beállítások / Alapbeállítások / Foglalások fülön a Visszaigazoló email esetén megjegyzés jelölő négyzetét pipálja ki.
Ha engedélyezett az egyéni megjegyzés, akkor először annak szövegdoboza ugrik fel a képernyőn,

Hs visszaigazolas megjegyzes.png

majd a Partner email cím ablakban lehet az email címekre vonatkozó beállításokat frissíteni.

Hs partner emailcim mod.png

A visszaigazolás küldése után a foglalás Visszaigazolt státuszba kerül, melyet a foglalás tégla színe jelez. (A szobatükör alsó gombsorában a Visszaigazolt gomb színével egyezik meg a foglalás tégla színe.)

Visszaigazolás küldése foglalás ablak megnyitása nélkül:
A foglalás tégla / jobb egér gomb / Foglalás visszaigazolása menüpont választásával is elindítható a visszaigazolás folyamata.

Hs foglalás tégla popup fog visszaig.png

Előleg befizetésének küldése[szerkesztés]

Az előleg rögzítésének azon pontján, amikor már megtörtént az adott magánszemély, vagy cég befizetése, akkor az Előleg ablak ugrik elő.

Hs eloleg ablak.png

Ha a lehetőségek közül az email küldését választja, akkor a Partner email cím ablak ugrik elő, ahol az email címekre vonatkozó beállításokat frissítheti.

Hs partner emailcim mod.png

Milyen további email sablonokat érdemes beállítani?[szerkesztés]

1. Előleg emlékeztető
2. Üdvözlő levelek
3. Köszönöm levelek
4. Számla kiegyenlítése
5. Fizetési felszólítás
6. Foglalás törlése

Előleg emlékeztető küldése
A Szobatükör alsó gombsorában van az Előleg emlékeztető gomb, mely aktiválásával lekérhetők azok a foglalások, amelyeknél nem történt meg az előleg befizetés. (A rendszer azt vizsgálja, hogy a foglalásokhoz van-e előleg számla, vagy előleg befizetés rögzítve, illetve azt, hogy a befizetés mértéke jó közelítéssel megegyezik-e a bekért foglaló összegével.)

HS eloleg emlekezteto ablak.png

Az előleg mértékét, a határidőt és annak típusát az határozza meg, hogy mi van beállítva az árlista előleg blokkjában. ( Törzsadatok / Szobák, árak és csomagok / Árlista -> saját honlapra irányított árlista kiválasztása -> Alapadatok: Előleg blokk: Előleg befizetés határidő (nap) mező. )

Ha meggyőződött arról, hogy ténylegesen nem érkezett az adott foglalásra foglaló, akkor azt a foglalást az Előleg emlékeztető ablakban kijelöli (kipipálja), majd az OK gombbal elindítja az email küldést. Ekkor előugrik egy email címe(ke)t bekérő ablak.

HS eloleg emlekezteto email kuldes.png

A cégnek / vendégnek küldött email szövege pedig a Beállítások / Levélsablonok szerkesztése -> ELOLEG_EMLEKEZTETO HU sablon részén beállítottakat tartalmazza. / Ennek a szövegnek a szerkesztésekor érdemes ezeket a hivatkozásokat beépíteni: *|FOGLALAS_ELOLEG|*, *|FOGLALAS_PENZNEM|*. /

Üdvözlő levelek küldése:
A szobatükör szürke fogaskerekének (jobb felső sarok) további lista eleme a Foglalás üdvözlő email. Erre kattintva előugrik a Üdvözlő levelek ablak.

Hs udvozlo levelek ablak.png

A napok számának beállítása és véglegesítése után egy új üzenő ablak jelzi a küldendő levelek számát a felhasználónak.
A cégnek / vendégnek küldött email szövege pedig a Beállítások / Levélsablonok szerkesztése -> UDVOZLO HU sablon részén beállítottakat tartalmazza.

Köszönő levél küldése:
A szobatükör szürke fogaskerekének (jobb felső sarok) lista eleme a Foglalás köszönő email. Erre kattintva előugrik a Köszönő levelek ablak.

Hs koszono levelek.png

A napok számának beállítása és véglegesítése után egy új üzenő ablak jelzi a küldendő levelek számát a felhasználónak.
A cégnek / vendégnek küldött email szövege pedig a Beállítások / Levélsablonok szerkesztése -> KOSZONO HU sablon részén beállítottakat tartalmazza.

Számla kiegyenlítéséről küldött levél:
Ha a foglaló - vagy a foglalás teljes összege megérkezik a szálláshely számlájára, akkor az előleg számlának, vagy a számlának sorát kell kijelölni és a kiegyenlítését kell indítani a Számlák listája ablak alsó gombsorából. Amikor a számla kiegyenlítése megtörtént, utána a program rákérdez, hogy a kiegyenlítésről szeretne-e e mailt küldeni a partnernek.
Ha e mailt küld a Vendégnek a kiegyenlítésről, akkor a Partner email cím ablak jelenik meg, ahol az e mail címeket frissítheti.
A cégnek / vendégnek küldött email szövege pedig a Beállítások / Levélsablonok szerkesztése -> SZAMLA_KIEGYENLITES HU sablon részén beállítottakat tartalmazza. / Ennek a szövegnek a szerkesztésekor érdemes ezt a hivatkozást beépíteni: *|SZAMLASZAM|*. /

Fizetési felszólítás küldése:
A Számlák listája (Pénzügy / Számlák) ablak alsó gombsorából a Felszólítás gomb megnyomásával jelenik meg a Fizetési felszólítás küldése ablak.

Hs fizetesi felszolitas kuldese ablak.png

Itt állíthatja be, hogy hány napnál régebben lejárt számlákhoz tartozó partnereket mutasson. A megjelenő listából a jelölőnégyzet kipipálásával választhatja ki azt a partnert, akinek az email címére küldje a program a fizetési felszólítást. A levél egy olyan táblázatot tartalmaz, melynek fejlécei: Számlaszám, Számla kelte, Fizetési hatásidő, Eredeti összeg, Hátralevő összeg, Pénznem.
A cégnek / vendégnek küldött email szövege pedig a Beállítások / Levélsablonok szerkesztése -> FIZETESI_FELSZOLITAS HU sablon részén beállítottakat tartalmazza.

Foglalás törléséről küldött levél:
Szobatükörben a foglalás tégla felületén az egér jobb gombjával kattintva a megjelenő listából kell kiválasztani a Foglalás törlése menüpontot. A rendszer először a művelet végrehajtásának megerősítését kéri, majd egy megjegyzés rögzítését, végül rákérdez, hogy a törlésről szeretne-e e mailt küldeni a partnernek.
Ha e mailt küld a Vendégnek a foglalás törléséről, akkor először megjelenik egy megjegyzés ablak, majd annak szerkesztése, véglegesítése után a Partner email cím ablak, ahol az e mail címeket frissítheti.
A cégnek / vendégnek küldött email szövege pedig a Beállítások / Levélsablonok szerkesztése -> FOGLALAS_TORLES HU sablon részén beállítottakat tartalmazza.

A lap eredeti címe: „https://hotelsystem.hu/doc/index.php?title=Hotelsystem/Levelezés_alkalmazása&oldid=5815”