Hotelsystem/Szabad szobák fenntartása

Ha azt szeretné, hogy az online foglalási felületeken (saját weblap, portálokon) a tényleges szabad szobáktól kevesebb legyen foglalható pl. túlfoglalás elkerülése miatt, akkor az alábbi lehetőségek állnak rendelkezésére.

Üzemen kívül

Az első lehetőség, ha üzemen kívülire állítja be az adott szobát, szobákat. [1]

Szobatípus szintű, minden dátumra érvényes általános fenntartás

Általános kapacitás fenntartás a Törzsadatok/Szobák, árak és csomagok/Szoba típusok és árak menüpontban, a Szoba típus / Online foglalás fülön adható meg.
Itt be lehet állítani az Online nem elérhető szobák számát. Ha ide pl. 2 van beírva, az azt jelenti, hogy 3 szabad szoba esetén 1 lesz foglalható, 2 szabad szoba esetén egy sem.
Ezt a módszert leginkább túlfoglalás ellen, 1-2 szoba biztonsági tartalékként való fenntartására célszerű alkalmazni, mert az itt beállított érték dátumonként nem csökkenthető.

Meghatározott dátumra és szobatípusra vonatkozó fenntartás

Szobatükörben: A megnyitott ablak felső sorában négy gomb van: a Mutat, Találati lista, Kategória leltár (két képet tartalmazó gomb), Alaphelyzet (házikó képét tartalmazó gomb).
A Kategória leltár gombra kattintva a Szobatükör alatt megjelenik egy táblázat, mely tartalmazza dátum szerint, szobatípusra bontva a (szabad + fenntartott/összes) szobák számát. A leltár táblázatának adott cellájára pozícionálva az egérrel megjelenik egy gondolatfelhő, mely a szabad (kiadható), a fenntartott (nem értékesíthető online csatornán keresztül) és az összes szobák számát kiírja. Adott cellára duplán rákattintva az egérrel megjelenik egy ablak, mely a dátumot, szobatípust és a szobák számát tartalmazza. Amit a szobák számának mezőjébe beír, az az adat jelenik meg a szabad szobák számánál, miközben automatikusan változtatja a fenntartható szobák számát. Ha zárolni szeretné az adott szobatípus összes szobáját, akkor a Szoba foglalással nem lehet érkezni jelölőnégyzetét kell kipipálnia, így automatikusan 0-ra csökkenti a szabad szobák számát.

Így lehet lezárni adott dátumra szobatípusok szobáit. Ez a beállítás az online csatornákon letiltja az értékesítést, de azok telefonos, személyes illetve email csatornákon továbbra is foglalhatók.

Adott szoba online foglalhatóságának korlátozása

A Törzsadatok / Szobák, árak és csomagok / Szoba ablak Online foglalás fülén:

• az Online foglalható pipa levételével az adott szoba egyáltalán nem lesz online elérhető
• a Dátumtól megadásával csak az adott dátum után lesz foglalható (pl. felújítás végének beállítása)
• a Dátumig megadásával csak az adott dátum előtt lesz foglalható (pl. tervezett felújítás kezdete)
• a Dátumtól és Dátumig megadásával a két dátum között lesz foglalható (pl. nyári kollégiumi szobahasznosítás)