Hotelsystem/Partner/Előleg
Bemutató videó az Előleg befizetéséről
{{#ev:youtube|https://youtu.be/xRPCqccmOhk}}
Cég, vagy magánszemély előleget fizethet szálláshely lefoglalásakor.
Az előleg befizetése a Szobatükör/foglalás megnyitásakor megjelenő Foglalások ablak Előleg gombjának megnyomásával kezdődik.
Az Előleg gomb első megnyomásakor a Válasszon partnert ablak jelenik meg, ahol ki kell választani, hogy az előleg rögzítése melyik partnerre vonatkozik. Itt azok neve kerül bele a kiválasztható partnerlistába, akik a Foglalások ablak/Alapadatok adatlap Partner nevénél szerepel (= foglaló neve), illetve a Vendégek listájában szereplő nevek.
A személy, vagy cég kiválasztása után, megjelenik egy Előleg befizetés címsorú ablak. Ez az ablak a következő beállításokat tartalmazza:
- Partner, Összeg, Pénznem, Fizetési mód, Megjegyzés.
Ebben az ablakban a Partner neve és a Pénznem automatikusan kitölti a program és ezek a mezők nem szerkeszthetők. A Partner az a személy, vagy cég, akit az előző ablakban kiválasztott, a Pénznem pedig megegyezik a foglalás pénznemével. Ha a foglalás előlegét a foglaló partner EUR-ban fizeti, de foglalások jelzi, hogy a fennmaradó részt Ft-ban egyenlíti ki, akkor a szálláshely a foglalás pénznemét EUR-ról Ft-ra fogja változtatni. Ilyenkor az EUR-ban befizetett előleg átváltásra kerül.
Ennek kitöltése után a képen látható három lehetőséget - gombok formájában - ajánlja fel a program:
Előleg nyomtatása gomb aktiválásával Befizetési Pénztárbizonylat formájában jelennek meg az előleg befizetésével kapcsolatos adatok. A program az előleget befizetett foglalások Szobatükrében megjelenő téglalapjainak belső területére a név elé egy citromsárga csillagot helyez automatikusan.
Előlegmentés PDF fájlba gombot választva a Befizetési Pénztárbizonylatot a Beállítások/Alapbeállítások/Beállítások/Mentési útvonalak adatlap PDF számla mentése útvonal-ba rögzített helyre menti.
Előlegküldés emailben gombot választva az előleget befizető vendég email címére érkezik a foglalás előleg visszaigazolása. Az Előleg befizetésekor létrejön egy folyószámla, melyben a Külső azonosító a foglalás sorszáma, és a befizetett összeg típusa Előleg befizetés. Az Előleg felhasználását az adott folyószámlán megjelenő Terhelés Típus jelzi (Foglalások/Előleg/Befizetett előleg(ek) kezelése gomb választásával láthatóvá válik a Partner folyószámla címsorú ablak).
Az adott foglalásnál a szobában tartózkodó vendégek közül, ha van, aki már fizetett be előleget, akkor az Előleg gomb megnyomásával olyan ablak jelenik meg, mely a képen látható gombokat tartalmazza:
Az Új előleg befizetése gombot választva megint ki kell választani a fizetést végző partnert, majd rögzíteni kell az előleg befizetésével kapcsolatos adatokat.
A Befizetett előleg(ek) kezelése gomb megnyomásával,
- ha a foglalásban többen fizettek be előleget, akkor a Partner Folyószámlák ablak jelenik meg,
- ha a foglalásban egy személy, vagy cég fizetett be előleget, akkor a Partner folyószámla címsorú ablak jelenik meg.
Az Alapadatok ablakrésze tartalmazza:
- Partner: a foglalásban előleg befizetést végző személy neve, vagy cég neve,
- Folyószámla típus: Folyószámla,
- Pénznem,
- Külső azonosító: foglalás azonosító sorszáma,
- Aktuális egyenleg: a folyószámla aktuális értéke,
- Megjegyzés,
- és 3 jelölőnégyzetet, mely lehet: aktív, Törölt, Megosztott.
A Tételek ablakrész egy táblázatból áll, melynek a következő fejlécei vannak: Dátum, Típus, Jóváírás, Terhelés, Összesen, Státusz, Megjegyzés, Új egyenleg, Fizetési mód. A táblázat bal oldalán négy ikon van:
- Új mozgás rögzítése,
- Mozgás sztornózása,
- Számlakészítés,
- Visszaigazolás készítés.
A + jelű ikon választásával a Folyószámla tétel címsorú ablak jelenik meg, mely a következő beállításokat tartalmazza:
- Típus lehet Előleg befizetés, vagy Terhelés.
Mozgás sztornózása ikon választásával a táblázatban az a tétel lesz Sztornózott státuszú, amely az ikon aktiválása előtt ki volt választva. Ezzel párhuzamosan megjelenik egy új sor a táblázatban, mely státusza Sztornó, és a Terhelés, Összesen fejléchez tartozó cellákban a sztornózott tétel (-1)-szerese kerül rögzítésre. Ezután a partner folyószámlájának egyenlege a sztornózott tétel értékével csökken.
Számlakészítés ikon választásával a Számla címsorú ablak jelenik meg. Ebben az ablakban kerülnek rögzítésre a számlán lévő adatok.
Visszaigazolás készítés ikon választása után három lehetőséget - gombok formájában - ajánl fel a program:
- Előleg nyomtatása,
- Előlegmentés PDF fájlba,
- Előlegküldés emailben.
Beállítások/Alapbeállítások… /Beállítások/’Számla’ és a Számla 2 adatlapnál beállítható:
- az Előleg számla példányszáma,
- a számla készítés feltételei,
- a számla felületén milyen adatok jelenjenek meg.
Előleg rögzítése még nem létező foglaláshoz:
Bemutató videó az Előleg rögzítése még nem létező foglaláshoz
{{#ev:youtube|https://youtu.be/jymeqGHfwhc}}
Előleg felhasználása:
Bemutató videó az Előleg felhasználásáról
{{#ev:youtube|https://youtu.be/je3tapeId9o}}
Az előleg felhasználása a videón látottakhoz képest a 3.6.1-es verzióban úgy gyorsult, hogy ha a foglalásban van egy személy aki fizetett előleget, akkor a tételeket nem kell ráhúzni erre a személyre, hanem a képikonjára kattintva automatikusan hozzárendeli megerősítés után a tételeket a program.
