Hotelsystem/Levelezés alkalmazása

Foglalás ablak alsó gombsora tartalmazza az Ajánlat, a Visszaigazolás és az Előleg gombot.

Ajánlat küldése:

Az Ajánlat gomb megnyomásakor a képen látható ablak ugrik elő szerkesztő módban. A Sablonban (Beállítások / Alapbeállítások / Sablon) beállított Ajánlat blokk szövegét lehet itt módosítani, továbbá az ajánlat érvényességét meghatározni az Ajánlat érvényesség dátum mező beállításával. /Az ajánlatok érvényességét a Beállítások / Alapbeállítások / Foglalások2 fülön rögzítheti./

Az ajánlatot - szerkesztésének befejezése után - lehet nyomtatni, PDF-be / fájlba menteni vagy email-be küldeni a megfelelő gomb megnyomásával.
Email küldés esetén előugró Partner email cím ablakban módosíthatja beállításait. Az ablak Email mezőjében a foglaló partner email címét hozza a rendszer automatikusan, a Másolat / Titkos másolat mezőben pedig a Levelező sablonban beállítottakat (Beállítások / Levelező sablon szerkesztő - AJÁNLAT HU / Alapadatok fül, Másolat / Titkos másolat mező).

Ajánlat küldése után a foglalás Ajánlat kiküldve státuszba kerül, melyet a foglalás tégla színe jelez. (A szobatükör alsó gombsorában az Ajánlat kiküldve gomb színével egyezik meg a foglalás tégla színe.)

Ajánlat kiküldve státuszban levő foglalások kezelése:
Ha a magánszemély/cég elfogadja az ajánlatot, akkor a foglalás visszaigazolásra kerül. Ha a magánszemély/cég nem fogadja el az ajánlatot, akkor a foglalás törlésre kerül.
Ajánlat kiküldve státuszban levő foglalásokat az Opciós foglalások ablak segítségével lehet kezelni. Az ablak használati leírását Opciós foglalások linken találja.

Visszaigazolás küldése:

Szobatükörbe automatikusan, vagy manuálisan rögzített foglalások visszaigazolását a foglalás ablak alsó gombsorából indítsa. A visszaigazolást többféle módon valósíthatja meg, ezért az ekkor előugró ablak gombjai tartalmazzák a program által kívánt lehetőségeket.

A visszaigazolás PDF mentési útvonalát gombot választva a visszaigazolás automatikusan a Beállítások / Alapbeállítások / Mentési útvonalak fül felületén beállított könyvtárba kerül mentésre.

Email küldés esetén:
Ha a visszaigazolás email mellékletének szövegét egyéni megjegyzéssel szeretné foglalásonként kiegészíteni, akkor a Beállítások / Alapbeállítások / Foglalások fülön a Visszaigazoló email esetén megjegyzés jelölő négyzetét pipálja ki.
Ha engedélyezett az egyéni megjegyzés, akkor először annak szövegdoboza ugrik fel a képernyőn,

majd a Partner email cím ablakban lehet az email címekre vonatkozó beállításokat frissíteni.

A visszaigazolás küldése után a foglalás Visszaigazolt státuszba kerül, melyet a foglalás tégla színe jelez. (A szobatükör alsó gombsorában a Visszaigazolt gomb színével egyezik meg a foglalás tégla színe.)

Visszaigazolás küldése foglalás ablak megnyitása nélkül:
A foglalás tégla / jobb egér gomb / Foglalás visszaigazolása menüpont választásával is elindítható a visszaigazolás folyamata.

Előleg befizetésének küldése

Az előleg rögzítésének azon pontján, amikor már megtörtént az adott magánszemély, vagy cég befizetése, akkor az Előleg ablak ugrik elő.

Ha a lehetőségek közül az email küldését választja, akkor a Partner email cím ablak ugrik elő, ahol az email címekre vonatkozó beállításokat frissítheti.

Milyen további email sablonokat érdemes beállítani?

1. Fizetési felszólítás
2. Köszönöm levelek

Fizetési felszólítás küldése:
A Számlák listája (Pénzügy / Számlák) ablak alsó gombsorából a Felszólítás gomb megnyomásával jelenik meg a Fizetési felszólítás küldése ablak.

Itt állíthatja be, hogy hány napnál régebben lejárt számlákhoz tartozó partnereket mutasson. A megjelenő listából a jelölőnégyzet kipipálásával választhatja ki azt a partnert, akinek az email címére küldje a program a fizetési felszólítást. A levél egy olyan táblázatot tartalmaz, melynek fejlécei: Számlaszám, Számla kelte, Fizetési hatásidő, Eredeti összeg, Hátralevő összeg, Pénznem.

Köszönő levél küldése:
A szobatükör szürke fogaskerekének (jobb felső sarok) lista eleme a Foglalás köszönő email. Erre kattintva előugrik a Köszönő levelek ablak.