Hotelsystem/Partner/Tájékoztató levél

Tisztelt Ügyfelünk!

A mai napon beállításra került a Channel Manager szolgáltatás, amelyhez kapcsolódóan lentebb összegyűjtöttük a legfontosabb tudnivalókat.
Kérjük, figyelmesen olvassa el az alábbiakat és ellenőrizze a működést.

Melyik portálokkal van összeköttetés?

A szallas.hu és a booking.com felől érkező foglalások automatikusan bekerülnek a Hotelsystem szobatükörbe.

Milyen teendői vannak induláskor?

Minden portálon ellenőrizze, hogy rendben vannak-e a szobák kapacitásai és árai. Az első időszakban minden új foglalást érdemes ellenőrizni, hogy megfelelően jöttek-e be, egyezik-e az ár, szoba, minimum tartózkodási idő a beállítottakkal.
Az összekötés után a portálon addig lezárt napok (StopSell beállítás, booking.com-on pirosra állított nap) nem nyílnak meg automatikusan, akkor sem, ha van szabad kapacitása az adott napra. Ha voltak lezárt napjai a portálokon amelyeket mégis szeretne értékesíteni, akkor ezeket manuálisan nyissa meg a portál felületén.
Ha az admin.booking.com-on használt egymásra épülő árkódokat (az alap árlistából származtatottak), akkor ezeket a bekötés után újra létre kell hozni.
Bizonyos portálok esetén előfordulhat (pl. booking.com), hogy a bekötés után 24 óra is szükséges ahhoz, hogy a foglalási felületek frissüljenek. Emiatt a bekötés után egy napig tapasztalható a foglalási portálokon különböző foglalási anomália. Pl.: a booking.com-on való próbafoglaláskor telt házat mutat, abban az időszakban is, amikor az admin felületen a szobakapacitás nem 0.

Mit kell tudni az automatikusan beérkező foglalásokról?

Minden foglalásról értesítő email fog érkezni továbbra is, illetve a portálokon minden részlet elérhető lesz velük kapcsolatban.
A foglalások 5 percenként frissülnek, tehát ha megérkezik az értesítő email új foglalásról, akkor utána egy kicsit még várni kell, hogy a HS programban is megjelenjen.
A mostantól érkező foglalások módosítása és visszamondása automatikusan megtörténik.
A későbbiekben, ha szükség lenne egy-egy dátumra szobákat fenntartani, akkor üzemen kívülire érdemes állítani, hogy lekerüljön a portálról a kapacitás.
A Channel Manager összekötés után már nem az OTA portálok, hanem a YieldPlanet tárolja a bankkártya adatokat, a foglalás végdátumától 7 napig.

Mit kell tudni a korábban kézzel rögzített foglalásokkal kapcsolatban?

A korábban kézzel (nem automatikusan) berögzített foglalások visszamondása, módosítása nem történik meg automatikusan a programban, ezért ezeknek a módosítására, törlésére figyelni kell.

Mire kell folyamatosan figyelni?

Alkalmanként előfordulhat, hogy egy portálról érkező foglalást valamilyen okból nem tud a rendszer berögzíteni, ezekről minden esetben email üzenetet küld HIBA - Online foglalás továbbítása tárggyal a rendszer, amiben leírja a teendőket. Ha bármilyen technikai okból nem rögzülne be egy foglalás, kérem, állítsa üzemen kívülre a foglalásban érintett időszakra a szobát a túlfoglalás elkerülése érdekében. Ha a technikai hiba elhárul, akkor az üzemen kívüli foglalás megszüntetése után újra kell küldeni a foglalást.
Ha a recepciós gép ki van kapcsolva vagy esetlegesen huzamosabb internet-kiesés van, a frissítések nem tudnak megtörténni. Az időközben beérkező foglalások a gép újból elérhetővé válásakor automatikusan rögzülnek.

Milyen üzeneteket kaphat a szálláshely?
1. Ha az online foglalás a szobatükörben levő foglalások átrendezése után tud betöltődni, akkor egy [HIBA] Online Foglalás Továbbítása: NO_ROOM: Nincs szabad szoba tárgyú emailt kap, mely tartalmazza azt a linket is, mellyel a foglalás újraküldhető (*);
2. Ha olyan online foglalás módosul, mely eredetileg manuálisan lett rögzítve, akkor a szálláshely a Vendég módosításakor kap a szálláshely egy [HIBA] Online Foglalás Továbbítása: ERROR: tárgyú üzenetet.
3. Ha a szálláshely számítógépe (az a gép, melyre az online foglalások automatikusan betöltésre kerülnek) és a szolgáltató szervere között megszakad a kapcsolat, akkor erről egy [HIBA] Nem sikerült kapcsolódni a programhoz! tárgyú emailt kap a szálláshely.