Hotelsystem/Partner/Saját honlapon történő foglalás automatikus levélfolyama
Saját honlapon történő foglalás esetén az automatikus levelezés folyama
1. A rendszer generál egy 6 jegyű karakterből álló kódot, mely a foglalás megerősítésére szolgál. Ha ezt a lehetőséget kéri a szálláshely, akkor a képen látható Online Foglalás (adatok ellenőrzése) tárgyú email kerül küldésre. Az email további részében a foglalás részletei vannak.
2. Ha a szálláshely előleg befizetését kéri a foglaló vendégtől, akkor többféle fizetési módot kínálhat fel ennek kiegyenlítésére.
Ha a fizetési mód Online (pl.: Simplepay), vagy Offline (pl.: Transfer), akkor a foglaló vendég közvetlenül foglalás végén, vagy az automatikusan küldött Online Foglalás (előleg befizetés) tárgyú emailben található fizetési módokhoz kapcsolódó adatok alapján egyenlítheti ki az előleg összegét a fizetési határidőig.
A képen az Online Foglalás (előleg befizetés) tárgyú email felső részét láthatja, a többi része foglalás és ügyfél specifikus.
3. Ha a szálláshely nem kér előleget, vagy ha sikerült a vendégnek Online módon kiegyenlíteni az előleget, akkor az Online Foglalás tárgyú email kerül kiküldésre.
A képen az Online Foglalás tárgyú email sablon része látható.
4. Amennyiben kéri a szálláshely az online bejelentőlap automatikus küldését, akkor az Online Bejelentkezés tárgyú email kerül kiküldésre.
Milyen adatokat tartalmazhat az online bejelentőlap? Vezetéknév, Keresztnév, E-mail cím, Ország, Irányítószám, Város, Cím, Telefonszám, Igazolvány típus, Igazolvány szám, Állampolgárság ország, Születési idő, Születési hely, Rendszám.
Sablonok formázása
A sablon levelek a szálláshely kérése szerint bővíthetők, módosíthatók.
Milyen adatok feltüntetését javasoljuk?
- Be - és Kijelentkezés időpontja,
- Étkezések kapcsolatos tudnivalók,
- A szobák felszereltsége, ingyenes szolgáltatások,
- Egyéb igénybe vehető szolgálatások,
- Fizetési – és Lemondási feltételek,
- ÁSZF linkje,
- Email lezárása: köszönés, elérhetőségek megadása.
A programban hogyan lehet a befizetett előleget kezelni?
Online fizetési mód esetén:
A vendég előleg befizetését követően a szobatükörben az online foglalás tégláján megjelenik egy csillag ikon. Ha a foglalást megnyitja, akkor az ablak alsó gomb sorában az Előleg gombot választva lehet a befizetett előlegről számlát készíteni (a megfelelő sorra állva, majd a Számlakészítés gombot aktiválva).
Offline fizetési mód esetén:
Ha a vendég előleg befizetéséről a szálláshely megkap az értesítést, akkor a szobatükörben az online foglalás tégláján az Előleg gombot választva a kiválasztott vendég nevére tud előleget befizetni és számlát készíteni az összeg, fizetési mód beállításával.
