Hotelsystem/Számlák

Számlák listája ablak:

Pénzügy/Számlák… menüpont aktiválásával a ’Számlák listája’ ablak jelenik meg. Ez az ablak a felhasználó által beállított szűrési feltételeknek megfelelő számlákat listázza ki.
Az ablak

• felső részében
  • a szűrési feltételeket lehet beállítani,
• törzsében
  • a feltételeknek eleget tevő számlák jelennek meg táblázatba foglalva,
• alsó részében
  • az Alapadatok adatlap: a kijelölt számlához tartozó tételeket tartalmazza,
  • és a gombsor található.

Szűrési feltételek:

• Dátum, melynek státusza lehet: Kiállítás, Teljesítés, Esedékes,
• Számla típusa,
• Kiegyenlítés: Kiegyenlítetlen (ki lesz fizetve), Kiegyenlített (ki van fizetve),
• Fizetési mód: Átutalás, Bankkártya, Egyéb, Előleg, Készpénz, SZÉP kártya, + saját fizetési mód,
• Vevő: meglévő Partnerlistából lehet kiválasztani,
• Sorszám: a számla számlaszám,
• Megjegyzés.

A táblázat fejlécei:

• Számlaszám (Sorszámok ablak beállítása szerint),
• Típus:
  • Kibocsátott számla,
  • Ideiglenes számla,
  • Sztornó számla,
  • Sztornózott számla (Számlatípusok magyarázata),
• Fizetési mód: Átutalás, Bankkártya, Egyéb, Előleg, Készpénz, SZÉP kártya, + saját fizetési mód,
• Kiállítás: számla kiállításának dátuma,
• Teljesítés: számla teljesítésének dátuma,
• Esedékes: számlateljesítés esedékességének dátuma,
• Fizetve: fizetés teljesítésének dátuma,
• Partner neve,
  • Ország,
  • Irányítószám,
  • Város,
  • Cím,
  • Adószám,
  • Bankszámlaszám,
  • Pénznem: fizetés pénzneme,
  • Nettó,
  • Áfa,
  • Bruttó: fizetés mérőszáma,
  • Kedv. nettó: Kedvezményes nettó.
• Kiegyenlítés: Kiegyenlítetlen, Kiegyenlített,
• Példányszám: Hányszor volt nyomtatva a számla,
• Számla típusa:
• Státusz: Lezárt, vagy Szerkeszthető,
• Nyitott késedelmes napok száma,
• Megjegyzés: rákerül a számlára.
  • Magyarázat: vannak funkciók, amik beleírnak ebbe a Megjegyzésbe. Pl.: foglalásról készített számla, ha több fizetési móddal fizetik a számlát, akkor a Megjegyzés mezőben megjelenik a fizetési módonként való bontása az összegnek.
• Rögzítés típus: Előleg befizetés alapján rögzített, Kézi rögzítés, Checkoutblokk alapján rögzített,
• Beküldés státusz: Nem küldendő, Beküldésre vár, Beküldve, Elfogadva, Hiba,
• Nav státusz: DONE (ELFOGADVA), ABORTED (VISSZAUTASÍTVA), PROCESSING (FELDOLGOZÁS ALATT), RECEIVED (BEKÜLDVE),
• Terminál,
• Épület,
• Módosította,
• Módosítás időpontja.

A táblázat bármelyik cellájára duplán kattintva megjelenik új ablakban a táblázat aktívvá tett cella sorához tartozó számla a Számla címsorú ablakban.

Számlatípusok magyarázata:

Ideiglenes számlatípus:
Technikailag akkor jön létre ideiglenes számlatípus, ha foglalás fizetésekor a megjelenő Számla ablak elemeinek beállítása után a Mentés gomb van aktiválva. Ilyenkor a Számlák listája ablak táblázatában az ehhez a számlához tartozó sor fehér hátterű, Számlaszáma nincs, a Típusa Ideiglenes számla, és az ekkor megnyitott Számla ablak adatai szerkeszthetők.
Kibocsátott számlatípus:
Technikailag akkor jön létre kibocsátott számlatípus, ha foglalás fizetésekor a megjelenő Számla ablak elemeinek beállítása után a ’Mentés és lezárás’ gomb van aktiválva. Ilyenkor a Számlák listája ablak táblázatában az ehhez a számlához tartozó sor mustársárga, vagy zöld hátterű aszerint, hogy nincs kifizetve, vagy ki van fizetve, Számlaszáma van, Típusa Kibocsátott számla és az ekkor megnyitott Számla ablak adatai nem szerkeszthetők.
Sztornó számlatípus:
Ilyenkor a Számlák listája ablak táblázatában a Sztornó számlához tartozó sor piros hátterű. Számlaszáma van, Típusa Sztornó számla és az ekkor megnyitott Számla ablak adatai nem szerkeszthetők.
Sztornózott számlatípus:
Ilyenkor a Számlák listája ablak táblázatában a Sztornózott számlához tartozó sor világoskék hátterű. Számlaszáma van, Típusa Sztornózott számla és az ekkor megnyitott Számla ablak adatai nem szerkeszthetők.

Alapadatok adatlap:

Alapadatok adatlap egy Tételek panelből áll. A Tételek panel táblázatának adatai a számlakészítő ablakban állíthatók be, és ezek mentése után, a Tételek panel táblázata az adott számlához tartozó cikkeket mutatja nézegető módban.
Számlakészítő ablak=Számla címsorú ablak.

Gombok hatása:

Új gomb:

Új gomb megnyomásakor megjelenik a Számla ablak, melyben a következő tételek szerkeszthetők:

• Számla típusa,
• Számlatömb: új számlaszám választását kínálja fel,
• Nyelv,
• Kiegyenlítés: Kiegyenlítetlen, Kiegyenlített,
• Bankszámla: szálloda bankszámlaszáma,
• Fizetési mód: Átutalás, Bankkártya, Egyéb, Előleg, Készpénz, SZÉP kártya, + saját fizetési mód,
• Teljesítés: számla teljesítésének dátuma,
• Esedékes: számlateljesítés esedékességének dátuma,
• Partner panel elemei sárga hátterűek, DE a panelen lévő kék hátterű nagyító ikon aktiválásával megjelenik a Partner kereső ablak (Link: Partner kereső ablak), melyből a partnert kiválasztva a panel további elemei is kitöltötté válnak (a Foglalások/Alapadatok/Partner panel adatai alapján),
• Tárgy,
• Belső megjegyzés: szállodai dolgozóknak szól,
• Tétel panel táblázata (link: Számla ablak/ Tételek panel táblázata),
• Megjegyzés: rákerül a számlára.

Kitöltés után a Mentés gomb megnyomásával Ideiglenes számla, ’Mentés és lezárás’ gomb megnyomásával Kibocsátott számla jön létre.

Mutat gomb:

Mutat gombra kattintáskor a táblázatban kijelölt cellához tartozó számla Számla ablaka jelenik meg nézegető módban. Ha a kijelölt cella ideiglenes számlához tartozik, akkor a Mutat gomb Módosít gombbá válik. Ennek az oka az, hogy ennek a számlatípusnak a Számla ablaka mindig szerkesztő módban jelenik meg.

Töröl gomb:

Csak az ideiglenes számla törölhető, minden más számlatípusnál ez a gomb inaktív. A törlendő számlára állva a Töröl gomb megnyomásakor megjelenik egy ablak, mely a törlés megerősítését kéri a következő kérdés segítségével: Valóban törölni kívánja?. Az Igen gombot választva végrehajtja a számla törlését.

Sztornó gomb:

Kibocsátott számla kijelölésekor aktív, minden más számlatípusnál inaktív ez a gomb. A sztornózandó számlára állva a Sztornó gomb megnyomásakor megjelenik egy ablak, mely a sztornózás megerősítését kéri a következő kérdés segítségével: Biztosan sztornózza a tételt?. Ha a Nem gombra kattint, akkor nem állítja sztornózottra a számlát. Ha az Igen gombra kattint, akkor megjelenik a ’Számla megjegyzés’ ablak, melyben Belső megjegyzést és Számla megjegyzést lehet rögzíteni. Ezek után a Sztornó számla nyomtatási képe jelenik meg a képernyőn. A folyamat során az eredeti számla háttere világoskékké válik, Számlaszáma nem változik és Típusa Sztornózott számla lesz. Ezzel párhuzamosan megjelenik egy új sor a táblázatban, melynek háttere piros, Számlaszáma a soron következő számlaszámot kapja meg, Típusa Sztornó számla lesz (Ide a sztornózott érték (-1)-szerese kerül rögzítésre).

Nyomtat gomb:

A Nyomtat gomb mindegyik számlatípusnál aktív. A nyomtatandó számlára állva a Nyomtat gomb megnyomásakor megjelenik egy ablak, mely a nyomtatás megerősítését kéri: ’Biztos benne?’, amennyiben az Igen gombot választja a Számla nyomtatási képe jelenik meg a képernyőn, mely nyomtatható.

PDF nyomtatás:

Ezt a gombot, akkor kell használni, ha a Számlát nemcsak nyomtatni, hanem elmenteni is szükséges. A PDF nyomtatás gomb mindegyik számlatípusnál aktív, tehát minden számla menthető. Az elmentendő számlára állva a PDF nyomtatás gomb megnyomásakor megjelenik egy ablak, mely a nyomtatás megerősítését kéri: Biztos benne?, amennyiben az Igen gombot választja, a Windows Fájlkezelője jelenik meg, ahol beállítható a mentési útvonal, majd a mentés után a Számla nyomtatási képe jelenik meg a képernyőn, mely nyomtatható.

Email:

Partnernek el lehet küldeni a számlát. Mindegyik számlatípusnál aktíválható. A számla kiválasztása, majd az Email gomb megnyomása után, megjelenik egy ’Számla küldés’ ablak, melyben a partner email címét kell megadni. A Befejezés gombbal történik meg az email üldése.

Kiegyenlítés gomb:

A Kiegyenlítés gombra kattintva a ’Számla kiegyenlítése’ ablak jelenik meg. Ebben az ablakban vihető fel a számla teljes kifizetéséhez szükséges ’Hátralévő összeg’. Ez az ablak nem kifizetett (mustársárga hátterű) Kibocsátott számlatípusú számlánál szerkeszthető. (Link: Számla kiegyenlítése ablak)